I. Bối cảnh doanh nghiệp

 Ngành sản xuất gỗ tại Việt Nam đang có cơ hội phát triển vô cùng lớn. Khi mà hai Hiệp định Thương mại tự do và Hiệp định Bảo hộ đầu tư giữa Việt Nam – EU (EVFTA và IPA) chính thức được ký kết thành công sau hơn 9 năm đàm phán đã mở toang cánh cửa xuất khẩu sang thị trường EU. Các chuyên gia kỳ vọng rằng kim ngạch xuất khẩu của ngành gỗ Việt Nam sẽ tăng lên ít nhất 15-20% so với khi Việt Nam chưa tham gia ký kết EVFTA.  

 Bên cạnh đó, các doanh nghiệp gỗ Việt Nam cũng sẽ được hưởng lợi từ nguồn hàng hóa, nguyên liệu nhập khẩu từ EU. Đặc biệt, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội được tiếp cận với nguồn máy móc, thiết bị, công nghiệp/kỹ thuật cao để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm của mình. Về mặt nhập khẩu, EU là một trong những thị trường chính cung cấp nguồn gỗ nguyên liệu cho Việt Nam. Gỗ nguyên liệu nhập khẩu từ EU được đánh giá có mức độ rủi ro rất thấp. Các mặt hàng gỗ nhập khẩu chính của Việt Nam từ EU bao gồm: gỗ xẻ, gỗ tròn, veneer. Đồng thời, EU cũng là nguồn cung gỗ hợp pháp lớn thứ hai cho Việt Nam sau thị trường Mỹ. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp gỗ Việt Nam nỗ lực cải thiện năng lực cạnh tranh của mình, áp dụng khoa học kỹ thuật, nâng cao năng suất, hạ giá thành sản phẩm.

Song song với cơ hội trên, các thách thức chủ yếu đến từ nội lực của doanh nghiệp Việt Nam ở thời điểm hiện tại là tương đối thấp, thiếu hụt lao động có chuyên môn, đồng thời yếu tố công nghệ trong hoạt động quản trị sản xuất, thiết kế sản phẩm chưa được đầu tư tương xứng.

II. Giải pháp phần mềm sản xuất ngành gỗ

Phần Mềm Sản Xuất Ngành Gỗ là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp được phân tích và lập trình chuyên môn hoá cho ngành sản xuất gỗ. Với giải pháp Phần mềm cho ngành gỗ, doanh nghiệp của bạn sẽ được số hoá và đồng bộ quy trình hoạt động lên trên một nền tảng công nghệ thông tin 4.0. Từ giai đoạn Quản lý sản xuất gỗ tươi tự nhiên cho đến gỗ nội thất, Quản lý kế toán giá thành, Quản lý nhân sự, Quản lý kho nhập - xuất - tồn, Quản lý chuỗi cung ứng... giúp doanh nghiệp luôn cải tiến nội lực bên trong, đồng thời thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ.

Với Phần mềm cho ngành gỗ, lãnh đạo được cung cấp bức tranh toàn cảnh doanh nghiệp vô cùng chi tiết. Từ những số liệu báo cáo về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cho đến những thông tin công việc cần ưu tiên, theo dõi tiến độ theo thời gian thực và dự báo xu hướng, từ đó hỗ trợ lãnh đạo những thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định. Đồng thời giải pháp Phần mềm thiết kế một quy trình doanh nghiệp tinh gọn, giúp liên kết tất cả các phòng ban và nhân sự trong doanh nghiệp, giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất hoạt động.

III. Các phân hệ chính trong hệ thống phần mềm cho ngành gỗ

1. Quản lý sản xuất gỗ tự nhiên - gỗ nội thất

Là khối phân hệ quản trị cốt lõi trong giải pháp Phần mềm cho ngành gỗ, phân hệ quản trị sản xuất phủ rộng toàn bộ quy trình sản xuất của doanh nghiệp, từ sản xuất gỗ tự nhiên cho đến sản xuất gỗ nội thất.

1.1. Quản lý sản xuất gỗ tự nhiên

Quy trình sản xuất gỗ tự nhiên từ gỗ tươi đến lúc ra thành phẩm là các tấm gỗ chất lượng.

Giai đoạn 01: Xuất Gỗ tươi đưa vào máy cưa

- Nguyên liệu gỗ tươi sẽ được chuẩn bị từ trước đó, đây là bước cực kì quan trọng để doanh nghiệp có thể chủ động về nguồn nguyên vật liệu.

- Bộ phận quản lý sản xuất công đoạn Cưa xẻ: phân loại Gỗ tươi và Điều chuyển qua các máy cưa phù hợp với Quy cách Cây gỗ NVL(Cây lớn cưa ở máy lớn, Cây nhỏ cưa ở máy nhỏ) tận dụng được năng suất máy Cưa.

Giai đoạn 02: Thống kê công đoạn cưa

- Gỗ tươi được Cưa xẻ theo Định mức Quy cách. Tổng hợp lên Biểu thống kê hàng tươi theo từng ngày, Mã máy cưa.

- Thể hiện thông tin: Quy cách (Dày x Rộng x Dài); Số thanh.

- Cập nhật lượng NVL cuối tháng và phần mềm tự động tính lại lượng NVL tiêu hao trong ngày dựa vào dữ liệu thống kê thành phẩm hàng ngày, tổng hợp lượng thành phẩm vào cuối tháng. Và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng quy cách thành phẩm. Chương trình tính được hệ số tiêu hao đây là căn cứ để tính được lượng Nguyên vật liệu tiêu hao thực tế trong ngày (Xuất kho từng ngày) và dữ liệu tính lương cho nhân công sản xuất.

- Thống kê lượng hàng Phụ phế (Củi, Mùn, Vỏ). Xuất bán hàng và ghi nhận Doanh thu công nợ.

Giai đoạn 03: Công đoạn Tẩm hóa chất và Sấy khô

- Lượng Gỗ tươi sau cưa được tẩm hóa chất theo định mức từng quy cách và đưa vào lò sấy.

- Lượng hàng sau khi sấy. Bộ phận Kiểm hàng thực hiện kiểm tra chất lượng: hàng đạt chất lượng, hàng hỏng sử dụng được cắt lại theo quy cách nhỏ hơn, hàng nứt hủy.

- Phân loại theo từng Quy cách xếp vào kiện. (Kiện chứa 01 quy cách và kiện chứa nhiều quy cách).

Giai đoạn 04: Nhập kho thành phẩm

- Chuyển kiện phôi gỗ qua kho thành phẩm. Bộ phận Kho có trách nhiệm kiểm tra và đếm số lượng thành phẩm nhập kho.

- Thực hiện nhập kho thành phẩm và ghi nhận số lượng nhập kho.

1.2. Quản lý sản xuất gỗ nội thất

Phần mềm Sản Xuất Gỗ sẽ bám sát theo quy trình sản xuất của khách hàng như sau:

Giai đoạn 01: Lập đơn hàng

- Thông tin chính của đơn hàng

- Duyệt đơn hàng

- Tạo lệnh sản xuất từ đơn hàng

- Báo cáo và công cụ quản lý đơn hàng (smartphone, máy tính)

 Giai đoạn 02: Định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm

- Thông tin giao diện thiết lập định mức NVL cho sản phẩm (BOM)

- Các chức năng được xử lý từ danh sách BOM đã thiết lập

Giai đoạn 03: Lệnh sản xuất

- Thông tin chính của lệnh sản xuất: Hoạch định nhu cầu NVL và đề xuất mua NVL; Theo dõi mua NVL cho lệnh sản xuất; Theo dõi xuất kho NVL sản xuất; Theo dõi nhập kho sản phẩm; Kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất từng công đoạn; Sử dụng máy tính bảng tiếp nhận kế hoạch và cập nhật thực tế sản xuất của các công đoạn​.

- Duyệt Lệnh sản xuất

- Báo cáo và công cụ quản lý sản xuất (smartphone, máy tính): Theo dõi toàn cảnh của Lệnh sản xuất; Theo dõi sản xuất trong từng công đoạn của sản phẩm; Thống kê sản lượng theo công đoạn, máy, tổ sản xuất.

Giai đoạn 04: Đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu (PO)

 - Kế thừa dữ liệu từ lệnh sản xuất, chỉ lập đơn hàng mua những NVL còn thiếu (tính toán từ hoạch định nhu cầu NVL).

- Thông tin chính: Số đơn hàng mua; Ngày lập đơn hàng; Ngày cần NVL; Mã NVL; Số lượng; Số lệnh sản xuất.

- Duyệt đơn đặt hàng mua NVL.

 Giai đoạn 05: Phiếu nhập mua nguyên vật liệu

 - Kế thừa dữ liệu từ đơn đặt hàng mua.

- Thông tin chính: Mã nhà cung cấp; Phương thức thanh toán; Hạn thanh toán; Mã NVL; Số lượng nhập; Giá nhập; Kho nhập.

- Báo cáo nhập mua NVL

  Giai đoạn 06: Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất

- Tạo phiếu xuất kho từ lệnh sản xuất.

- Thông tin chính: Mã NVL; Quy cách; Số lượng (được tính toán từ BOM); Giá xuất (chương trình xử lý giá vốn và tự động cập nhật); Mã sản phẩm (tự động cập nhật từ lệnh SX, phục vụ tính giá thành đích danh theo sản phẩm); Số lệnh sản xuất (tự động cập nhật, phục vụ theo dõi tiến độ xuất kho theo lệnh sản xuất).

- Duyệt phiếu xuất kho.

- Báo cáo nhập – xuất – tồn kho NVL.

 Giai đoạn 07: Phiếu nhập kho thành phẩm

- Kế thừa dữ liệu từ lệnh sản xuất.

- Thông tin chính: Mã sản phẩm, tên sản phẩm; Số lượng nhập kho; Số lệnh sản xuất (tự động cập nhật, phục vụ theo dõi nhập kho sản phẩm theo lệnh sản xuất).

- Báo cáo nhập – xuất – tồn kho thành phẩm.

  Giai đoạn 08: Hoá đơn xuất khẩu kiêm phiếu xuất kho

- Kế thừa dữ liệu từ phiếu nhập kho thành phẩm.

- Thông tin chính: Mã; Tên; Địa chỉ khách hàng; Số hợp động; Ngày hợp đồng; Số invoice; Ngày invoice; Tỷ giá; Số đơn hàng (theo dõi tiến độ xuất kho theo đơn hàng); Số cont; Số lượng cont; Loại cont; Mã sản phẩm; Tên sản phẩm; Số lượng sản phẩm; Giá vốn (chương trình xử lý và tự động cập nhật); Giá bán (cập nhật theo chính sách giá bán đã khai báo);

- Thiết lập chính sách giá, chiết khấu.

- Báo cáo: Báo cáo doanh thu bán hàng; Báo cáo phân tích bán hàng: Mã khách hàng; Mã sản phẩm; Tiền doanh thu; Tiền vốn; Các khoản chiết khấu; Lãi, lỗ; Báo cáo công nợ; Báo cáo nhập – xuất – tồn kho thành phẩm.

 Giai đoạn 09: Giá thành sản xuất

- Xử lý dở dang NVL, dở dang thành phẩm trên từng công đoạn.

- Tập hợp và phân bổ chi phí: Chi phí nguyên vật liệu chính: Tập hợp đích danh theo sản phẩm; Chi phí nguyên vật liệu phụ (giấy nhám, sơn): Phân bổ căn cứ vào diện tích bề mặt của sản phẩm; Chi phí nhân công, sản xuất chung: Phân bổ căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc chi phí nguyên vật liệu chính.

- Xử lý giá thành và tự động cập nhật vào phiếu nhập kho thành phẩm.

- Báo cáo: Phân tích giá thành: Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí phát sinh cho sản phẩm; So sánh giữa định mức (BOM) và thực tế phát sinh của sản phẩm: Mã sản phẩm; Mã NVL; Số lượng định mức; Số lượng thực tế phát sinh; Chênh lệch; Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất.

2. Quản lý nhân sự sản xuất gỗ

Là phân hệ quan trọng trong hoạt động sản xuất trong ngành gỗ, Phần mềm sản xuất gỗ mang đến những tính năng quản lý nhân sự, chấm công và tính lương ưu việt. Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự dựa trên quy trình tính lương như sau:

Hệ thống phần mềm sẽ xử lý chỉn chu trên từng bước:

 2.1. Quản lý hồ sơ nhân viên:

- Các nhân viên được quản lý theo từng bộ phận, nhà máy theo từng mã nhân viên. Cập nhật toàn bộ hồ sơ lý lịch nhân viên, báo cáo trích ngang hồ sơ cán bộ: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, quá trình lương, khen thưởng, kỷ luật…

- Quản lý các thông tin cá nhân khác của nhân viên như: Cho phép cập nhật ảnh nhân viên và in trong sơ yếu lý lịch.

- Quản lý tình trạng hiện thời của nhân viên: đang làm việc, đi công tác, đi học, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ phép, đã nghỉ việc…

- Báo cáo tổng thể: Báo cáo thống kê số lượng nhân viên trong năm; Thống kê số lượng nhân viên theo tính chất công việc trong năm; Thống kê thâm niên làm việc theo bộ phận; - Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc;  Tỷ lệ nghỉ việc theo lý do.

 2.2. Quản lý lý lịch và quá trình làm việc:

- Quản lý quá trình làm việc của nhân viên: Điều chuyển công tác, thay đổi chức vụ, quản lý gián đoạn công tác, quản lý Kiêm nhiệm, …

- Các quá trình đào tạo, bằng cấp, chứng chỉ, khóa đào tạo trong hay ngoài công ty: Khóa học, nơi học, văn bằng, xếp loại, …

- Quản lý, theo dõi quá trình tăng, giảm Lương: Mức lương, phụ cấp, các loại hệ số, … Liên kết trực tiếp với phân hệ Chấm công – Tiền lương. Cho phép theo dõi nâng bậc lương theo hệ số (hệ số, ngày nâng bậc, ngày giữ bậc, …)

 2.3. Quản lý đồng lao động:

- Hợp đồng thử việc, Hợp đồng ngắn hạn, Hợp đồng dài hạn, Hợp đồng không xác định thời hạn… Ghi nhận thông tin đánh giá quá trình thử việc, kết quả thử việc nếu là hợp đồng thử việc.

- Báo cáo thống kê nhân sự theo loại hợp đồng (thử việc, chính thức: Ngắn hạn, Xác định thời hạn (12-36 tháng, Không xác định thời hạn, …)

 2.4. Quản lý tuyển dụng và đào tạo:

- Thiết lập chương trình tuyển dụng cho từng phòng ban theo các tiêu chí đề ra

- Thiết lập các kế hoạch tuyển dụng và đảo tạo theo định kỳ hoặc tùy biến điều chỉnh

- Bảng theo dõi kế hoạch đào tạo, tuyển dụng

 2.5. Quản lý chấm công

- Kết nối dữ liệu chấm công từ máy chấm công hoặc import từ excel.

- Tổng hợp số ngày công, số ngày nghỉ phép, nghỉ theo chế độ, quy định, …

- Tính công tự động, chính xác và kịp thời.

 2.6. Quản lý phép

 - Quản lý chi tiết số ngày phép của nhân viên theo qui định, tình hình thực hiện nghỉ phép trong năm.

 2.7. Tính lương

- Lương theo ngày công

- Các khoản phụ cấp, lương khác

 2.8. Tính KPIs

 - Thiết lập chỉ tiêu để theo dõi KPI cho từng phòng ban: khối văn phòng (kế toán, hành chính – nhân sự,..); khối sản xuất (thu mua, kế hoạch, tổ sản xuất)

 2.9. Tính điểm chuyên cần theo chỉ tiêu đúng giờ

 - Xử lý, chấm điểm tự động cho chỉ tiêu đi làm đúng giờ

- Thiết lập số điểm cho 02 trường hợp: Đi trễ; Không đi trễ

3. Quản lý kế toán giá thành sản xuất gỗ

 3.1. Quy tắc quản lý kế toán giá thành ngành gỗ

Để tính được chi phí giá thành sản xuất chính xác, chúng ta sẽ xét đến các yếu tố sau:

 Các yếu tố chi phí

- Nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu thực tế xuất trong tháng được tính dựa vào hệ số (NVL/ Thành phẩm). Dựa vào số lượng thống kê thành phẩm nhập kho chương trình và định mức tiêu hao NVL tính ra lượng NVL xuất thực tế.

- Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất: Liên kết dữ liệu từ phân hệ tính lương.

- Chi phí sản xuất chung: chi phí khấu hao tài sản, công cụ dụng cụ; chi phí điện nước, hóa chất; chi phí lương quản lý xưởng sản xuất; chi phí khác,…

 Phương thức tính giá thành

- Phiếu nhập kho thành phẩm kế thừa dữ liệu thống kê từng ngày, tháng.

- Dựa vào giá trị chi phí đã hợp phân bổ theo tiêu thức NVL trực tiếp. Chương trình tự động tính giá thành và áp vào phiếu nhập thành phẩm.

- Chi phí nguyên vật liệu: phân bổ theo khối lượng (Dùng cho tự sản xuất)

- Tự sản xuất: tính giá thành theo nhiều công đoạn

- Chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công sẽ được phân bổ theo số lượng cho hàng gia công và hàng tự sản xuất.

 Cách tính hao hụt

- Dở dang = đầu kỳ + đã nhận nhưng chưa vào lò – hoàn thành nhập kho – hao hụt

- Lưu ý: hao hụt tính theo thông số tỷ lệ set up sẵn

 3.2. Kế toán giá thành

 Để tìm hiểu nguyên lý hoạt động của phân hệ tính giá thành gỗ nội thất, trước tiên bạn cần phân biệt được rõ ràng các loại chi phí trong quá trình sản xuất tại doanh nghiệp của mình. Thông thường sẽ có các dạng chi phí như sau:

Chi phí 01: Chi phí nguyên vật liệu gỗ

 Xuất kho không đích danh cho từng sản phẩm, ghi nhận chi phí theo tài khoản chi phí NVL gỗ (6211), chương trình tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu gỗ được tổng hợp vào cuối tháng cho sản phẩm căn cứ vào tỷ lệ khối lượng gỗ tinh của mỗi sản phẩm trên tổng khối lượng gỗ tinh của toàn bộ sản phẩm sản xuất trong tháng

 Chi phí 02: Chi phí lương nhân công trực tiếp sản xuất

Ghi nhận chi phí lương hạch toán vào cuối kỳ (không đích danh cho sản phẩm) theo tài khoản chi phí nhân công trực tiếp sản xuất (622). Chương trình tập hợp và phân bổ chi phí cho sản phẩm căn cứ vào tỷ lệ giờ công được thống kê cho mỗi sản phẩm trên tổng giờ công của toàn bộ sản phẩm sản xuất trong tháng.

 Chi phí 03: Chi phí nguyên vật liệu PU

 Xuất kho không đích danh cho từng sản phẩm, ghi nhận chi phí theo tài khoản chi phí NVL PU theo 03 nhóm phân bổ: Nhóm NVL Lót (62121); Nhóm NVL Bóng (62122); Nhóm NVL phân bổ chung theo Lót và Bóng (62123). Chương trình tập hợp và phân bổ chi phí PU theo từng nhóm cho sản phẩm căn cứ vào tỷ lệ diện tích bề mặt của mỗi sản phẩm trên tổng khối lượng gỗ tinh của toàn bộ sản phẩm sản xuất trong tháng.

 Chi phí 04: Chi phí nguyên vật liêu phụ kiện, ván, kính

 Xuất kho NVL chọn đích danh mã sản phẩm, ghi nhận chi phí theo tài khoản chi phí NVL ván và phụ kiện (6213). Chương trình tập hợp và kết chuyển chi phí trực tiếp cho sản phẩm sản xuất.

 Chí phí 05: Chi phí nguyên vật liệu phụ (nhám, keo, đinh, vít)

 Xuất kho không đích danh cho từng sản phẩm, ghi nhận chi phí theo tài khoản chi phí NVL phụ (6214), chương trình tập hợp và phân bổ chi phí cho sản phẩm căn cứ vào tỷ lệ chi phí NVL PU được phân bổ cho mỗi sản phẩm trên tổng chi phí NVL PU phát sinh trong tháng.

 Chi phí 06: Chi phí quản lý phát sinh cho phân xưởng sản xuất (Lương bảo vệ, lương quản lý, lương nhân viên văn phòng, lương nhân viên nấu ăn, điện)

 Ghi nhận chi phí quản lý phát sinh trong kỳ (không đích danh cho sản phẩm) theo tài khoản chi phí quản lý (6272). Chương trình tập hợp và phân bổ chi phí cho sản phẩm căn cứ vào tỷ lệ chi phí NVL gỗ, ván của mỗi sản phẩm trên tổng chi phí NVL gỗ, ván phát sinh trong tháng. 

Chi phí 07: Chi phí sản xuất chung (Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí khác)

 Đối với chi phí phân bổ công cụ dụng cụ và khấu hao tài sản cố định, chương trình tự động tính khấu hao, phân bổ và hạch toán vào tài khoản chi phí (6274) khi người dùng sử dụng chức năng Tài sản – Công cụ của phần mềm. Với các chi phí khác, người dùng lập phiếu ghi nhận chi phí. Chương trình tập hợp và phân bổ chi phí cho sản phẩm căn cứ vào tỷ lệ chi phí NVL gỗ, ván của mỗi sản phẩm trên tổng chi phí NVL gỗ, ván phát sinh trong tháng.

 Chi phí 08: chi phí dịch vụ gia công:

 Người dùng lập phiếu hạch toán chi phí gia công ngoài vào tài khoản chi phí sản xuất chung (6273), gõ mã sản phẩm được đưa đi gia công tương ứng, chương trình tập hợp chi phí trực tiếp cho sản phẩm khi xử lý giá thành.