LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÒA NHÀ
- Nâng cao chỉ số uy tín của ban quản lý:
- Minh bạch hóa hệ thống
- Tính chính xác tuyệt đối trong số liệu
- Gia tăng tính chuyên nghiệp của từng bộ phận
- Tất cả dữ liệu về tòa nhà đều được lưu trữ và quản lý trên một hệ thống duy nhất, giúp ban quản lý tòa nhà và mọi nhân viên có thể quản lý, chia sẻ tài liệu dễ dàng, tránh thất thoát.
- Nâng cao chỉ số hài lòng của khách hàng/cư dân
-> Chất lượng dịch vụ nổi bật quyết định thành công đơn vị quản lý
- Tự động hóa quy trình và tối ưu nhân sự, thời gian
- Hạn chế rủi ro, sự cố tòa nhà, nâng cao tuổi thọ trang thiết bị tài sản
- Áp dụng bài học thành công từ các ban quản lý từ các đơn vị tòa nhà lớn nhỏ trên cả nước
- Việc có thể truy cập vào kho dữ liệu mọi lúc mọi nơi giúp ban quản lý kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh trong tòa nhà, tránh gây thất thoát nguồn ngân sách.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÒA NHÀ ĐƯỢC TỐI ƯU CHO:
- Tòa nhà chung cư, chuỗi tòa nhà: Quản lý danh sách căn hộ, mặt bằng, trạng thái căn hộ; Quản lý danh sách khách hàng, cư dân; Quản lý danh sách yêu cầu phát sinh từ các mặt bằng; Quản lý hợp đồng thuê phát sinh theo từng tòa nhà, quản lý danh sách hợp đồng thuê sắp đến kỳ thanh toán, hợp đồng thuê sắp hết hạn để có thông báo tới người thuê; Quản lý dịch vụ trong tòa nhà; Hỗ trợ thiết lập công nợ, in giấy thông báo, phiếu thu trên phần mềm, báo cáo công nợ tổng hợp linh động
- Tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại: Quản lý diện tích mặt bằng trong tòa nhà (diện tích đã thuê, còn trống, người thuê, giá thuê, dịch vụ đi kèm…; Quản lý danh sách khách hàng thuê theo từng mặt bằng tòa nhà; Quản lý danh sách yêu cầu phát sinh từ các mặt bằng, quá trình xử lý yêu cầu sẽ được lưu vết lại trên phần mềm; Quản lý danh sách Hợp đồng thuê phát sinh theo từng tòa nhà, quản lý thông tin của hợp đồng; Quản lý tất cả các dịch vụ phát sinh từ tòa nhà như: phí quản lý, điện, nước, thẻ xe, thẻ thang máy và các dịch vụ phát sinh khác…
- Khu phức hợp: Quản lý tập trung toàn bộ cư dân trên một hệ thống duy nhất đối với tất cả các hộ dân trong từng tòa nhà với từng thông tin chi tiết về cư dân; Quản lý thẻ thông minh của cư dân bao gồm thẻ xe, thẻ ra vào, thẻ thang máy,… và theo dõi toàn bộ giao dịch của cư dân đó với ban quản lý khu đô thị; Quản lý tiếp nhận và xử lý yêu cầu của cư dân nhanh chóng là một trong những tiêu chí xếp hạng chung cư, phần mềm tích hợp công cụ SMS marketing và email marketing giúp thông báo về hoạt động xử lý yêu cầu tới cư dân một cách nhanh chóng; Theo dõi quản lý dịch vụ điện, nước, gas với nhiều cách tính khác nhau; Quản lý tài sản, trang thiết bị vật tư, lên kế hoạch bảo trì, bảo dượng tự động từng tài sản, trang thiết bị…
- Chung cư mini và nhà trọ: Quản lý khách thuê trọ, phân loại từng khách hàng theo từng phòng, nhà trọ khác nhau, quản lý thông tin xe máy, thẻ xe máy của từng khách hàng; Quản lý các dịch vụ có trong chung cư mini, nhà trọ bao gồm: điện, nước, internet, bãi gửi xe, gas nếu có…; Quản lý các yêu cầu, phản hồi từ khách hàng; Xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả, chuyên nghiệp; Quản lý hợp đồng cho thuê, quản lý công nợ; Hỗ trợ thực hiện báo cáo, thống kê tình hình hoạt động kinh doanh;…
- Mô hình văn phòng làm việc chung Co-working: Quản lý nhân viên theo phòng ban, tòa nhà; Quản lý trạng thái mặt bằng số phòng, phòng họp, văn phòng ảo, số ghế; Quản lý phòng thuê (phòng có view và phòng không view); Quản lý khách hàng thuê (tích điểm thẻ có mã phòng); Quản lý tài sản cố định trong phòng cũng như tài sản sử dụng chung trong tòa nhà; Quản lý phân loại, phân hạng theo khách hàng; Quản lý khách Check in/Check out, lịch sử giao dịch với khách hàng; Quản lý nhật ký xử lý yêu cầu phát sinh của các bộ phận; Quản lý trạng thái khách hàng và danh sách Khách hàng đến thăm quan; Quản lý hợp đồng thuê dài hạn, thuê ngắn hạn, cho thuê phòng họp, cho thuê ghế ngồi; Quản lý các dịch vụ cơ bản, dich vụ điện/nước/ga, thẻ thang máy, thẻ xe; Quản lý hóa đơn, công nợ khách hàng, công nợ đối chiếu với chủ đầu tư, theo dõi các dịch vụ, kỳ thanh toán từng loại phí phải trả cho chủ đầu tư: như tiền thuê, điện nước; đồng bộ với nhà cung cấp thẻ từ cho cửa phòng họp,…
TÍNH NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÒA NHÀ
Quản lý mặt bằng tòa nhà
- Quản lý thông tin chi tiết từng mặt bằng, căn hộ trong tòa nhà: Mã mặt bằng, diện tích thông thủy, diện tích tim tường, tòa nhà, khối nhà, tầng lầu.
- Quản lý trạng thái của mặt bằng: đã bàn giao, chưa bàn giao, đã vào ở.
- Theo dõi tình trạng, lịch sử sử dụng mặt bằng tòa nhà.
- Hỗ trợ xem chi tiết mặt bằng trong tòa nhà dạng lưới hoặc sơ đồ khối
- Quản lý việc chuyển quyền sử dụng hoặc cho thuê mặt bằng trong tòa nhà.
- Theo dõi công nợ chi tiết các dịch vụ phát sinh trong mặt bằng.
- Quản lý danh sách một hoặc nhiều tòa nhà trên phần mềm
Quản lý khách hàng, cư dân
- Quản lý thông tin khách hàng mua căn hộ, thuê văn phòng: họ tên, số điện thoại, ngày sinh, số chứng minh thư, các dịch vụ đang sử dụng, lịch sử giao dịch,… .
- Phân loại khách hàng để giảm giá theo tầng, diện tích, theo từng thời điểm (thuê mặt bằng bán lẻ, thuê văn phòng)…
- Quản lý hợp đồng của từng khách hàng: thời gian ký hợp đồng, thời gian hết hạn, ngày thu tiền cọc, ngày thanh toán, các nhu cầu khách hàng đòi hỏi….
- Quản lý tài liệu, biểu mẫu: Hợp đồng, hóa đơn, thông báo nhắc nợ, báo cáo các khoản phí, …
- Theo dõi lịch sử giao dịch, sử dụng mặt bằng của khách hàng.
- Quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà, thái độ phục vụ của nhân viên, các góp ý, thắc mắc về tòa nhà,… hệ thống cảnh báo, nhắc nhở giải quyết các thắc mắc của khách hàng, từ đó xử lý những tồn tại và từ đó điều chỉnh lại hoạt động của tòa nhà cho phù hợp.
- Quản lý thông tin cá nhân chi tiết của mọi cư dân trong tòa nhà, quản lý những hộ dân chưa đăng ký hộ khẩu thường trú, từ đó nhắc nhở họ đăng ký
- Quản lý việc đóng phí dịch vụ: quản lý trạng thái nộp phí của từng khách hàng, nhân viên tiếp nhận; hệ thống nhắc nhở cảnh báo khách hàng còn nợ phí.
Quản lý dịch vụ, bảo trì, sửa chữa trong tòa nhà
- Lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa các thiết bị trong tòa nhà
- Quản lý danh sách đơn vị, cán bộ thực hiện việc sửa chữa
- Quản lý chi phí sửa chữa bảo dưỡng
- Quản lý lịch làm việc bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh trong tòa nhà
- Quản lý đầy đủ các trạng thái phòng liên quan đến bộ phận buồng như: sạch, dơ… trong trường hợp Tòa nhà có cung cấp các dịch vụ liên quan đến dịch vụ dọn phòng, dọn office…có lược đồ tổng quan về phòng hổ trợ cho việc lên kế hoạch dọn phòng.
- Hệ thống tùy biến áp dụng cho toà nhà có khách vãng lai và khách tháng, cũng như cho xe gắn máy và xe ôtô
- Quản lý dịch vụ điện/nước: thông tin chi tiết dịch vụ điện/nước trên từng mặt bằng; Tính phí điện, nước, vệ sinh… tự động theo công thức có sẵn, hỗ trợ in hóa đơn, giấy xác nhận đóng tiền; Quản lý số thành viên hưởng ưu đãi nước ( Nếu có)
- Quản lý dịch vụ thẻ xe: phân loại thẻ tháng, thẻ ngày, thẻ ô tô, thẻ xe máy. Với loại thẻ tháng, phần mềm quản lý chi tiết các thông tin như: tên chủ thẻ, số nhà, biển kiểm soát, ngày làm thẻ, ngày nạp tiền, ngày hết tiền. Hệ thống quản lý trạng thái khách hàng sắp hết tiền trong thẻ để nhân viên phụ trách có thể nhắc nhở khách hàng nạp tiền đúng hạn.
Quản lý tài sản, trang thiết bị, hàng hóa trong tòa nhà
- Quản lý thông tin tài sản: thông tin chung, Nhà cung cấp, đặc tính kỹ thuật ….
- Quản lý quy trình mua tài sản/ trang thiết bị, hàng hóa; Quá trình thanh lý tài sản/trang thiết bị/ hàng hóa, tái sử dụng giá trị còn lại
- Quản lý kế hoạch bảo trì: lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tài sản tự động theo từng thành phần của tài sản/trang thiết bị, hệ thống cảnh báo sắp đến hạn bảo trì bảo dưỡng hoặc quá hạn bảo trì bảo dưỡng lập các báo cáo bảo trì, bảo dưỡng hàng tháng.
- Quản lý lịch sử, thời gian quá trình bảo hành, bảo trì các tài sản chung của tòa nhà
- Hệ thống tự động gửi E-mail, SMS đến ban quản lý, nhắc nhở lịch bảo dưỡng tài sản
- Quản lý việc sửa chữa nội thất của khách thuê, hệ thống tự động lưu trữ những bản vẽ liên quan tới việc sửa chữa.
- Quản lý danh sách nhân sự phụ trách, lịch làm việc, quá trình giao đầu mục công việc cho nhân viên kỹ thuật và quá trình xử lý công việc, báo cáo tiến độ thực hiện công việc từ nhân viên kỹ thuật lên hệ thống.
- Hỗ trợ in phiếu sửa chữa, phiếu bảo trì, phiếu bảo dưỡng, phiếu xác nhận, phiếu báo cáo công việc, in lịch làm việc trực tiếp trên hệ thống.
Quản lý công nợ hiệu quả
- Quản lý công nợ chi tiết đối với hợp đồng cho thuê
- Quản lý chi tiết công nợ đối với từng loại dịch vụ
- Hỗ trợ in thanh toán từng loại phí quản lý
- Hỗ trợ in giấy thông báo tổng hợp đối với tất cả các loại phí dịch vụ cho từng khách hàng
- Hỗ trợ gửi thông báo yêu cầu thanh toán tổng hợp đối với tất cả các loại phí dịch vụ cho từng khách hàng qua Email
- Quản lý thu, chi của từng giao dịch.
- In phiếu thu, phiếu chi từ phần mềm.
Module lễ tân - Quản lý yêu cầu cư dân tòa nhà
Giải pháp một cửa quản lý yêu cầu cư dân trong tòa nhà
- Phân loại mức độ quan trọng yêu cầu cần xử lý của cư dân
- Quản lý nội dung xử lý yêu cầu, tình trạng xử lý, thời gian xử lý
- Sắp xếp và lên lịch hẹn cho các bộ phận liên quan
- Cập nhật nội dung, nhật ký xử lý yêu cầu, upload hình ảnh xử lý và hình ảnh khách hàng gửi
- Tự động thông báo nội dung và tình hình xử lý yêu cầu cho cư dân qua SMS, App, Zalo
- Cư dân đánh giá và chấm điểm quá trình xử lý yêu cầu
Báo cáo thống kê chi tiết mọi hoạt động của tòa nhà
- Thống kê khách hàng: Thống kê danh sách khách hàng hiện có, số lượng khách hàng tiềm năng, khách hàng mới trong ngày, tuần, tháng, quý, năm.
- Báo cáo phí dịch vụ, tiền điện, nước đối với từng khách hàng hoặc tất cả các khách hàng trong tòa nhà
- Báo cáo quản trị: Báo cáo doanh thu, công nợ khách hàng theo thời gian, tiêu chí
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng: báo cáo tình hình khách hàng đến, đi, chăm sóc khách hàng ngày lễ, tết, sinh nhật…
- Hệ thống biểu đồ, bảng biểu đa dạng giúp thống kê các hoạt động thu-chi, thống kê tài sản, thống kê hợp đồng,…
- Báo cáo tổng hợp, so sánh, phân tích bằng biểu đồ các chỉ số đồng hồ điện nước giữa các tháng.
Quản lý bàn giao
Giải pháp quản lý bàn giao trong phần mềm mang lại phương án kết nối và giải quyết các vấn đề bàn giao tòa nhà giữa nhà thầu xây dựng, chủ đầu tư dự án và cư dân, thông qua đó tối ưu được mô hình quản lý và nâng cao chất lượng vận hành tòa nhà hiệu quả.
Tính năng quản lý bàn giao giúp tòa nhà:
+ Quản lý thông tin bàn giao mặt bằng, tài sản khoa học – chi tiết
+ Xây dựng quy trình bàn giao nội bộ chuyên nghiệp giữ chủ đầu tư cùng nhà thầu
+ Quản lý đầy đủ các biểu mẫu, check list hạng mục bàn giao tránh sai sót
+ Quản lý chặt chẽ toàn bộ quy trình bàn giao giữa chủ đầu tư cùng khách hàng, giảm thiểu sai sót và mâu thuẫn.
+ Tối ưu công việc bàn giao và quản lý vận hành, tương tác giữa ban quản lý cùng cư dân và khách hàng
+ Nâng cao tính chuyên nghiệp trong nghiệp vụ cho chủ đầu tư
Quản lý các hạng mục bàn giao trong tòa nhà
+ Quản lý thông tin bàn giao: Thông tin khách hàng bàn giao, tra cứu và truy xuất thông tin cư dân cùng khách hàng, mặt bằng trên sơ đồ phân lô, thông tin mặt bằng căn hộ, tiến độ xây dựng...
+ Quản lý biểu mẫu, hồ sơ: Tạo và quản lý toàn bộ biểu mẫu, hồ sơ bàn giao giữa chủ đầu tư – nhà thầu hoặc chủ đầu tư – khách hàng, kiểm soát các hạng mục bàn giao, in/ xuất biểu mẫu checklist trên phần mềm hoặc App, theo dõi tài liệu, biểu mẫu trong từng giao dịch.
+ Bàn giao nội bộ: Quản lý quy trình bàn giao giữa chủ đầu tư – nhà thầu, lên kế hoạch bàn giao, quản lý danh sách hạng mục bàn giao, quản lý bàn giao theo từng đợt.
+ Bàn giao cho khách hàng: Quản lý quy trình bàn giao giữa chủ đầu tư – khách hàng, quản lý lịch hẹn bàn giao, danh sách khách hàng xác nhận lịch bàn giao, thông tin khách hàng hẹn lịch bàn giao lại, quản lý các hạng mục cần bàn giao với khách hàng, theo dõi yêu cầu sửa chữa thiết bị, quản lý phương tiện di chuyển phục vụ khách hàng tới địa điểm bàn giao.
App bàn giao
+ App bàn giao cho quản lý: Quản lý thông tin người dùng theo phòng ban/ chức vụ, quản lý lịch hẹn bàn giao theo từng đợt, tin tức/thông báo và thiết lập gửi thông báo tới khách hàng, quản lý danh sách khách hàng nhận/chưa bàn giao, quản lý đề xuất hoặc yêu cầu sửa chữa thiết bị, theo dõi lịch sử bàn giao, quản lý thông tin mặt bằng và thiết bị bàn giao.
+ App dành cho cư dân – khách hàng: Gửi thông báo lịch hẹn bàn giao cho khách hàng, theo dõi danh mục thiết bị bàn giao trong căn hộ, phản hồi xác nhận kết quả bàn giao với chủ đầu tư, theo dõi tin tức từ chủ đầu tư trên App.
+ App cho khách vãng lai: Chia sẻ thông tin danh sách dự án, chi tiết dự án, tổng quan vị trí và tiện ích của dự án, thông tin danh sách mẫu nhà hoặc tin tức dự án khách hàng quan tâm.
APP MOBILE QUẢN LÝ TÒA NHÀ KẾT NỐI CƯ DÂN
Web app dành cho ban quản lý tòa nhà
- Quản lý người dùng, nhân viên theo tổ chức, phòng ban
- Quản lý cơ cấu tổ chức Công ty
- Quản lý phân quyền theo vai trò và quyền hạn
- Quản lý phân quyền theo chức năng, thao tác
- Phân hệ quản lý khách hàng
- Quản lý khách hàng
- Quản lý báo cáo số lượng thành viên theo tháng
- Quản lý hợp đồng theo khách hàng
- Quản lý giao diện trang
- Quản lý tiếp nhận yêu cầu
- Quản lý tin tức, thông báo, thiết lập gửi thông báo cho khách hàng
- Cài đặt API Tra cứu phí dịch vụ cho cư dân
App Mobile quản lý yêu cầu và xử lý yêu cầu cho ban quản lý
- Quản lý khai báo phòng ban, người dùng, chức vụ
- Quản lý số lượng và nội dung yêu cầu của từng Vendor theo từng trạng thái: Mới, Chuyển tiếp, Đang xử lý, Hoàn thành, Đã đóng.
- Báo cáo tổng hợp yêu cầu theo thời gian và theo trạng thái,
- Báo cáo yêu cầu theo nhóm xử lý,
- Báo cáo yêu cầu theo nhân viên
App Mobile kết nối dành cho cư dân
- Quản lý gửi yêu cầu (ticket): Cho phép gửi yêu cầu báo lỗi, sự cố kỹ thuật tới ban quản lý tòa nhà. Cho phép gửi hình ảnh lỗi, sự cố trực tiếp đến ban quản lý. Thống kê số lần làm việc với ban quản lý bao gồm yêu cầu nào chưa được xử lý, yêu cầu nào đang xử lý và yêu cầu nào đã được ban quản lý xử lý xong
- Tra cứu phí. Ứng dụng cho phép tra cứu phí quản lý, tiền điện, nước, thẻ xe,… Thống kê phí dịch vụ sử dụng hàng tháng, hàng quý, hàng năm
- Gửi thông báo chung và hàng loạt tới toàn bộ cư dân trong tòa nhà thông qua ứng dụng
- Tìm kiếm và gửi yêu cầu sử dụng các dịch vụ tiện ích vệ tinh quanh tòa nhà